Formation Classer utile, rapide et efficace

Présentation de la formation, des participants et de leurs attentes spécifiques

Analyser l'information et choisir une méthode de classement

• Analyser l'information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes
• Mettre en œuvre les principes du classement
• Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
• Choisir la méthode de classement la mieux adaptée

Les freins à la mise en place et à l'utilisation d'un système de classement

• Identifier les freins pour la mise en place d'un système de classement
• Gestion du temps

Faciliter l'accès de tous à l'information

• Adopter la démarche pour réorganiser le classement d'un service
• Élaborer un plan de classement
• Choisir des titres de dossiers pertinents
• Structurer ses dossiers de façon pratique
• Harmoniser les logiques individuelles au sein d'une équipe
• Faire coïncider le classement papier et micro
• Choisir un matériel adapté

Savoir quoi éliminer, savoir quoi archiver

• Adopter les pratiques des professionnels de l'archivage
• Bonnes raisons de garder :
• quoi garder ?
• pendant combien de temps ?
• selon quels critères ?
• Connaître les durées légales de conservation des documents
• Mettre en place une procédure simple et efficace pour retrouver à coup sûr le document, même de nombreuses années après

Classer avec PC

• Concevoir ses bases de données
• Suivre son plan de classement, les archives, la documentation du service

Optimiser sa messagerie

• Fonctions d'Outlook pour gagner du temps dans le traitement des messages
• Bonnes questions à se poser pour optimiser sa messagerie Outlook

Découvrir la gestion électronique des documents

Bilan, évaluation et synthèse de la formation